合同管理是為實現企業業務和財務績效大化，同時降低財務風險而管理合同訂立、履行和分析的過程。企業往往面臨著越來越大的降低成本，提高業績的壓力。合同管理是一項非常耗時的業務，需要有效的自動化的合同管理系統作為支撐。

合同管理的基本要求

當兩家公司達成交易時，會通過訂立合同明確他們所要實施的活動以及他們各自履行協議的條款。由于涉及收入支出，合同在很大程度上影響業務的盈利水平。如果合同措辭不當，企業可能會因為不能識別一個的簡單技術問題而造成巨大損失。有效的合同管理能夠終建立起強大的商業關系，并為長期獲得更大的利潤鋪平道路，但前提是必須管理得當。

成功的合同管理要素

僅僅有專業人員來處理合同管理是不夠的。必須使用規范化的流程和軟件，以滿足日益增加的合規和分析需求。當合同管理戰略成功實施時，企業可以獲得：

○預期的商業效益和財務回報正在實現

○供應商樂于合作并積極響應企業的需要

○企業不會遭遇合同糾紛或意外

○雙方都對服務的完成感到滿意

形成良好合同管理的活動

合同管理的基礎有賴于合同授權后的工作。因此，在合同授權前，員工應關注訂立合同的原因以及供應商是否能夠履行協議條款，特別要考慮，一旦合同授權后，合同能否正常履行。為避免不必要的意外情形發生，應仔細研究和明確實際的合同目的。

合同管理要求雙方都具有一定的靈活性，并愿意修改合同條款，以順應變化的情況。問題是不可避免的，這意味著企業必須為意外事件做好準備，并且在需要的時候能夠調整合同條款。

合同管理的階段

1．初步請求。合同管理過程從確定合同和相關文件開始。

2．編寫合同。手寫合同是一項耗時的工作，但是通過使用自動化的合同管理系統，這個過程可以變得相當簡單。

3．談判。在合同起草完成后，應當比較合同的版本，注意差異，以減少談判時間。

4．批準合同。大多數出現瓶頸出現在獲得管理批準階段。用戶可以通過創建定制的批準工作流(包括并行和串行批準)來先發制人地解決這一問題，以保持決策的快速運行。

5．合同的執行。用戶通過使用電子簽章和傳真來控制和縮短簽名過程。

6．義務管理。這需要大量的項目管理，以確保關鍵的利益相關者對交付成果滿意，并且合同的價值不會在整個增長的早期階段惡化。

7．修訂和修改。收集與合同初起草有關的所有文件是一項艱巨的任務。當發現有遺漏的項目時，必須建立系統來修改原始合同。

8．審計和報告。合同管理并不只是簡單地需要起草一份合同，然后不加思索地將其放入文件柜中。合同審計對于確定兩個企業是否遵守協議條款以及可能出現的任何問題都是重要的。

9．更新。使用手動的合同管理方法通常會導致錯過續簽機會和業務收入損失。自動化流程允許企業識別更新機會并創建新的契約。

合同管理軟件

雖然傳統的做法是通過文件夾和文件柜存儲手工管理合同，但這種做法存在效率低下的問題，這只會降低企業的整體效率。與自動化的合同管理服務相結合將有助于解放無數人的工作時間，并自動化與管理合同相關的無數流程，從而為公司創造更多價值。